Untuk mengirim kartu liburan atau tidak mengirim kartu liburan, itu pertanyaannya. Setiap tahun sejak 1991 saya bergumul dengan pertanyaan ini, tidak secara pribadi tetapi secara profesional. Keluarga saya mengirimkan kartu Natal kepada anggota keluarga, teman, dan beberapa kenalan. Itu bukan masalah–itu cara yang baik untuk berbagi berita, menyampaikan harapan terbaik, dan secara umum tetap berhubungan.

Jadi apa masalahnya secara profesional? Bukankah manfaat yang sama tersedia untuk organisasi nirlaba ketika mengirimkan kartu Natal, atau lebih luas lagi, kartu liburan apa pun kepada konstituennya? Tergantung.

Jika organisasi nirlaba mengirim kartu yang dipersonalisasi, menurut saya mereka menghasilkan laba atas investasi yang positif. Dengan kata lain, jika organisasi nirlaba, tidak peduli berapa banyak kartu yang mereka pilih untuk dikirim, memasukkan beberapa berita, catatan, nama particular person, maka menurut saya kartu itu sepadan dengan usaha. Tanpa personalisasi ini saya tidak begitu yakin.

Kartu Pos Massal
Ketika saya melayani selama 17 tahun sebagai rektor universitas, nama dan gelar saya muncul di daftar VIP organisasi yang tak terhitung banyaknya. Dalam bahasa sehari-hari, saya adalah, “seseorang”. Karena saya tampaknya dianggap layak, atau setidaknya posisi saya dianggap penting, kantor saya menerima sejumlah kartu: Natal, tetapi akhirnya juga kartu Thanksgiving dan terkadang kartu ulang tahun.

Apa yang menurut saya menarik adalah bahwa hampir semua kartu ini dihasilkan oleh komputer. Nama saya tidak dapat ditemukan selain di label amplop. Tidak ada pesan yang berkaitan dengan hubungan saya dengan organisasi dapat ditemukan di dalam. Tidak ada berita yang berhubungan dengan siapa saya atau bahkan apa universitas itu vis-à-vis nirlaba yang mengirimkan kartu. Tidak ada tanda tangan sebenarnya dari Presiden organisasi nirlaba, bahkan berkali-kali ketika saya mengenal sesama eksekutif nirlaba secara pribadi. Tidak ada apa-apa.

Ini bahkan terjadi dengan kartu ulang tahun. Saya akan menerima kartu dari organisasi nirlaba selama minggu ulang tahun saya, tetapi kartu tersebut tidak berisi pesan tertulis dan tidak ada nama. Luar biasa. Coba ini dengan pasangan Anda: beri dia kartu ulang tahun atau hari jadi tanpa pesan atau nama Anda. Tidak baik.

Yang lebih menarik lagi bagi saya, sejak saya meninggalkan presidensi universitas, saya tidak lagi menerima kartu dari sebagian besar organisasi nirlaba tersebut. Hal ini berlaku untuk organisasi yang secara pribadi memiliki hubungan dekat dengan saya dan juga berlaku untuk organisasi yang kepemimpinannya masih saya kenal.

Pesan yang saya dapatkan dari ini adalah bahwa saya tidak terlalu penting sekarang dan saya hanya penting “saat itu” karena saya berada dalam posisi organisasi nirlaba yang dianggap berpengaruh dan mungkin berguna bagi mereka. Tetapi bahkan saat itu, untuk mengulangi diri saya sendiri, saya tampaknya tidak terlalu peduli karena saya menerima kartu yang hanya dihasilkan oleh file tickler.

Beberapa organisasi nirlaba dan eksekutif mereka, saya tahu, bangga dengan berapa lama atau besar daftar kartu Natal mereka. Saya pernah mendengar presiden mengumumkan angka seolah-olah itu adalah tanda pencapaian besar. Anda tahu, Rolodex saya lebih besar dari Rolodex Anda. Atau dalam istilah yang lebih kontemporer, Milis saya lebih besar dari Milis Anda.

Tapi apakah ini penting? Apakah itu berarti sesuatu? Apakah semua kartu impersonal ini benar-benar memperkuat misi dan visi organisasi nirlaba? Apakah konstituen diliputi kegembiraan ketika mereka menerima kartu semacam itu? Apakah praktik mengirimkan kartu yang tidak dipersonalisasi ke skor atau ratusan atau bahkan ribuan merupakan alat kemajuan yang efektif? Saya kira tidak demikian.

Kartu yang Dipersonalisasi
Ketika tiba waktunya bagi saya untuk memutuskan apakah akan membelanjakan dana yang diperoleh dengan susah payah dari universitas, saya bertanya pada diri sendiri, “Apakah itu sepadan?” Saya masih mempertimbangkan pertanyaan yang sama setiap tahun sekarang dalam peran kepemimpinan nirlaba yang berbeda. Mengapa saya harus membelanjakan atau berapa banyak yang harus saya keluarkan dari dana nirlaba untuk mengirim kartu? Tergantung.

Saya tidak menyarankan organisasi nirlaba untuk tidak mengirimkan kartu liburan. Saya juga tidak menentang daftar panjang, per se. Apa yang saya sarankan adalah mengirim kartu dengan cara impersonal tidak akan memberikan dampak positif seperti mengirim kartu yang dipersonalisasi. Jadi jika saya bertanggung jawab untuk memutuskan untuk membelanjakan dana organisasi nirlaba–sumber daya yang dapat digunakan untuk operasi atau program yang memenuhi misi–maka saya ingin mengadopsi metode yang berdampak tinggi dan pada akhirnya seefektif mungkin. Bagi saya, itu kartu yang dipersonalisasi.

Setiap Thanksgiving saya menghabiskan beberapa jam di depan pertandingan sepak bola untuk menandatangani kartu Natal. Saya memilih pena biasanya dengan tinta biru, tapi benar-benar apa pun kecuali tinta hitam. Ini memastikan nama dan pesan saya menonjol dibandingkan font hitam khas dari pesan tercetak kartu.

Butuh waktu lebih lama, tetapi saya suka menulis nama orang itu, apakah Fred atau Fred dan Mary atau Tuan dan Nyonya Smith, tergantung seberapa baik saya mengenal mereka. Ikuti itu dengan kalimat tentang pekerjaan organisasi nirlaba, misalnya: “Ini merupakan tahun yang menantang tetapi berbuah” atau “Terima kasih telah membantu kami menyentuh kehidupan” atau “Di akhir tahun, kami bersemangat untuk meluncurkan program baru.. .” Kemudian ikuti ini dengan semacam salam Natal atau musim liburan: “Berkat untukmu dan milikmu di musim ini” atau “Selamat Natal dan Tahun Baru” atau “Salam sukses di musim yang indah ini.” Akhirnya, saya menandatangani nama depan saya.

Saya jamin cara ini akan menarik perhatian konstituen penerima kartu. Mengapa? Karena saya menanggapi kartu yang dipersonalisasi jadi saya tahu orang lain melakukannya, dan karena orang yang telah menerima kartu ini kemudian mengungkapkan penghargaannya. Dan, kartu yang dipersonalisasi akan menonjol di tumpukan di atas meja ruang makan atau desktop kantor, karena itu satu-satunya yang membawa salam pribadi yang ditulis tangan.

Sekarang Anda berkata, “Saya tidak punya waktu untuk melakukan ini.” Yang saya katakan, “Anda tidak punya waktu untuk tidak melakukan ini.” Atau jika Anda benar-benar terdesak, kupas kembali daftar kartu Natal Anda. Jangan mengirim lebih dari yang Anda punya waktu dan kemauan untuk mempersonalisasi. Betapapun banyak ini, orang yang menerimanya akan merasa istimewa dan dihargai, yang bagaimanapun juga adalah apa yang diharapkan oleh organisasi nirlaba dari konstituennya.

Kartu elektronik
Fenomena e-card masih terbilang baru. Beberapa organisasi nirlaba menggunakan metode ini untuk mengirimkan ucapan selamat hari raya kepada konstituen mereka–tidak mahal dan instan. Tetapi aturan yang sama berlaku. Kartu elektronik yang dipersonalisasi menghasilkan ROI yang lebih tinggi daripada kartu elektronik yang tidak dipersonalisasi.

Dan meskipun saya bukan anti-teknologi, saya masih berpendapat bahwa catatan tulisan tangan yang dikirim melalui surat siput menghasilkan respons positif yang lebih besar daripada sesuatu yang dikirim melalui e-mail dan mudah dihapus. Ini mungkin sikap atau penilaian jadul, tetapi pepatah yang sekarang populer, “Teknologi Tinggi, Sentuhan Tinggi”, masih berlaku. Orang-orang menikmati dan mengingat saat “tersentuh”.

Kartu Massa atau E-mail yang Disesuaikan
Setelah semua ini, Anda mungkin berkata, “Jika saya mengurangi daftar saya menjadi segelintir yang saya personalisasikan, organisasi nirlaba kita akan kehilangan kesempatan penting untuk berbagi berita dan melibatkan konstituen kita.” Oke, mungkin.

Jika organisasi nirlaba menyimpulkan bahwa ia harus mengirimkan skor atau ratusan atau ribuan kartu liburan yang dipilih, saya masih sangat menyarankan agar kartu ini disesuaikan dengan cara yang dapat diidentifikasi. Jangan hanya mengambilnya di printer dan memasukkannya ke kotak surat. Jangan hanya mendapatkan e-card dan meneruskannya ke database yang luas. Sesuaikan.

Kustomisasi berbeda dengan personalisasi. Untuk mempersonalisasi berarti nama penerima ada di kartu dan eksekutif nirlaba telah menandatangani kartu dengan pesan pribadi, meskipun di kartu elektronik. Menyesuaikan berarti organisasi nirlaba telah menambahkan konten yang dengan cara tertentu mengidentifikasi kartu tersebut sebagai kartu nirlaba, bukan pembelian saham atau bahkan desain khusus yang tidak menyertakan berita atau nama nirlaba.

Kartu yang dikustomisasi harus mencakup informasi terkini, ungkapan terima kasih, dan nama serta jabatan seseorang, meskipun tidak ditandatangani secara pribadi. Jangan mengirim kartu dari “Staf” atau, lebih buruk lagi, tidak ada sumber asal sama sekali selain alamat pengirim di amplop, atau nama institusi seperti “Universitas” atau “Kementerian XYZ”. Cantumkan nama seseorang, mungkin Ketua Dewan, Presiden, atau Wakil Presiden untuk Kemajuan, pada kartu tersebut. Hampir semua nama lebih baik daripada tidak ada nama.

Kesimpulan
Organisasi nirlaba menghabiskan ribuan dolar setiap tahun mengirimkan kartu liburan ke konstituen. Tetapi praktik ini, terutama daftar panjang, mungkin lebih merupakan tradisi budaya daripada metodologi kemajuan yang baik.

Pertanyaan untuk mengirim kartu liburan atau tidak mengirim kartu liburan harus dijawab berdasarkan persepsi efektivitas peningkatan misi. Karena kemajuan terbaik adalah tentang hubungan, tampaknya logis untuk menyimpulkan kartu liburan terbaik memperkuat hubungan pribadi dengan organisasi nirlaba. Kami membangun hubungan setidaknya dengan menyesuaikan surat, tetapi lebih baik lagi, mempersonalisasikannya.

Tandatangani kartu liburan nirlaba dengan berita, catatan, dan nama.